Wie is verantwoordelijk
Clarix is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verzameld.
- Handelsnaam: Clarix
- Rechtsvorm: vennootschap onder firma (vof)
- KvK-nummer: [KVK-NUMMER]
- BTW-nummer: [BTW-NUMMER]
- Vestigingsadres: [VESTIGINGSADRES]
- E-mail: team@clarixagent.com
Welke gegevens we verzamelen
Op clarixagent.com staat een nulmeting-formulier. Wie dat invult, geeft de volgende gegevens door:
- Naam (verplicht)
- Bedrijfsnaam (verplicht)
- E-mailadres (verplicht)
- Telefoonnummer (optioneel)
- Antwoorden op de nulmeting: branche, omvang van de organisatie, beschikbare tijd, huidige situatie, gebruikte systemen, gevoeligheid van de eigen data en de gewenste termijn. Deze antwoorden zijn op zichzelf geen persoonsgegevens, maar horen bij dezelfde inzending.
- Een vrij tekstveld voor een wens of toelichting. Wat iemand daar zelf in typt, kan persoonsgegevens bevatten.
- Eventuele notities die Clarix zelf toevoegt bij de opvolging van een inzending.
We verzamelen bewust geen IP-adres en geen gegevens over de browser van de bezoeker. Dat is niet nodig om een inzending te beantwoorden.
Waarvoor we deze gegevens gebruiken
We gebruiken de gegevens om:
- de nulmeting te beoordelen en een uitslag terug te sturen;
- contact op te nemen over een offerte of vervolgtraject;
- de opvolging van een inzending bij te houden, zodat niets tussen wal en schip valt.
We gebruiken deze gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming en niet om profielen op te bouwen buiten deze opvolging.
Rechtsgrond
De rechtsgrond is de uitvoering van, of het nemen van stappen voorafgaand aan, een overeenkomst: iemand vraagt zelf om een nulmeting en een reactie van Clarix. Voor het vrije tekstveld en de eventuele notities geldt daarnaast het gerechtvaardigd belang van Clarix om een aanvraag goed te kunnen opvolgen.
Wie de gegevens ontvangt: verwerkers
Op dit moment verlaten je antwoorden je eigen browser niet. De nulmeting werkt al, maar het versturen naar onze systemen staat nog uit. Wat er nu gebeurt als je hem invult:
- Je antwoorden worden bewaard in de lokale opslag van je eigen browser, op je eigen apparaat, zodat je verder kunt waar je gebleven was. Wij kunnen daar niet bij. Je wist ze door de gegevens van deze site in je browser te verwijderen.
- Er gaat niets naar een server en er komt niets in een database.
Zodra het versturen aanstaat, verandert dat en gaan je gegevens naar de partijen hieronder. Deze verklaring wordt op dat moment bijgewerkt, met de datum erbij. Zij verwerken de gegevens namens Clarix en mogen ze niet voor eigen doeleinden gebruiken.
- Supabase: de database waarin de nulmeting-inzendingen komen te staan. Gehost in de regio eu-west-1 (Ierland), binnen de EU. Nog niet in gebruik.
- Vercel: de partij die de website host. Die host hem nu al; het technisch verwerken van de nulmeting komt er pas bij zodra het versturen aanstaat.
- Google Workspace: het e-mailsysteem waarmee Clarix klant- en prospectmail verstuurt en ontvangt. Dit is de enige van de drie die nu al gebruikt wordt, namelijk zodra je ons zelf mailt.
Met elk van deze partijen is, of komt, een verwerkersovereenkomst.
De mailkoppeling via Google
Deze paragraaf gaat over de klantportalen die Clarix bouwt, niet over het nulmeting-formulier. Verbindt een ondernemer zijn Gmail- of Google Workspace-mailbox met zijn portaal, dan vraagt Clarix via Google OAuth uitsluitend deze toestemmingen:
- https://www.googleapis.com/auth/gmail.send: mail versturen namens de gebruiker;
- openid en email: het e-mailadres van het verbonden account, zodat het portaal laat zien welke mailbox verbonden is.
Wij vragen geen toestemming om mail te lezen, te wijzigen of te verwijderen, en gebruiken geen andere Gmail-scope.
Wat wij bewaren: het e-mailadres van de verbonden mailbox, het moment van verbinden, en een toegangssleutel (refresh token) waarmee het portaal mag versturen. Per verzonden bericht leggen wij vast aan wie het ging, het onderwerp, het soort bericht, het moment, het bericht-id van Google en een eventuele foutmelding, zodat de ondernemer kan zien wat er is verstuurd. De inhoud van berichten bewaren wij niet, en uit de mailbox zelf lezen wij niets.
Waarvoor: alleen om berichten te versturen die de ondernemer of zijn portaal opstelt, zoals een bevestiging aan iemand die een offerte aanvraagt. Wij gebruiken deze gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet en geven ze niet aan anderen, behalve aan de partijen die het portaal technisch draaien (Vercel voor de hosting, Supabase voor de database), die ze alleen namens Clarix verwerken.
Intrekken: de ondernemer kan de toegang op elk moment intrekken met de knop Verbreken in zijn portaal. Het portaal trekt de toestemming dan ook bij Google in, zodat de toegangssleutel niet meer werkt; lukt dat niet, dan zegt het portaal dat en wijst het de weg. Intrekken kan ook in het eigen Google-account, via myaccount.google.com/permissions.
Bewaartermijnen
We bewaren de gegevens uit de nulmeting niet langer dan nodig. Er gelden twee termijnen:
- 12 maanden voor wie na de nulmeting geen klant van Clarix wordt. Deze termijn is lang genoeg om alsnog terug te komen op een aanvraag of een offerte, maar niet langer dan daarvoor nodig is.
- 7 jaar na afloop van de opdracht voor wie wel klant wordt. Deze langere termijn volgt uit de wettelijke bewaarplicht voor administratie die bij een betaalde opdracht hoort.
Elke inzending krijgt bij binnenkomst automatisch de korte termijn van 12 maanden. Pas op het moment dat iemand daadwerkelijk klant wordt, wordt de termijn voor die inzending verlengd naar 7 jaar. Zo leidt een vergeten inzending tot te vroeg opruimen, en niet tot te lang bewaren.
Beveiliging
De database is zo ingericht dat gegevens alleen via een beveiligde serverfunctie geschreven en gelezen kunnen worden, nooit rechtstreeks vanuit de browser van een bezoeker.
Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- te zien welke gegevens we van je hebben (inzage);
- onjuiste gegevens te laten corrigeren (rectificatie);
- je gegevens te laten verwijderen, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt;
- de verwerking van je gegevens te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens;
- je gegevens in een gangbaar formaat op te vragen om ze elders te gebruiken (dataportabiliteit).
Je kunt hiervoor contact opnemen via onderstaand e-mailadres. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contact
Vragen over deze privacyverklaring of over je gegevens? Mail naar team@clarixagent.com.
Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de website of onze werkwijze verandert. De datum bovenaan dit document laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.